Flexibel einsetzbar
ky2help® optimiert Abläufe in verschiedensten Unternehmensbereichen.
Non-IT Bereich
ky2help® als flexibel einsetzbare Lösung
Unsere innovative Eigenentwicklung kann nebst der IT-Abteilung auch von anderen Geschäftsbereichen wie Personal, Haustechnik, Kundenservice, Administration, Marketing usw. eingesetzt werden und ermöglicht prozessoptimiertes Arbeiten.
So digitalisieren heute Klein-, Mittel- und Grossbetriebe im gesamten deutschsprachigen Raum auch ihre Non-IT Arbeitsprozesse erfolgreich, was zu mehr Effizienz und Kosteneinsparungen im Betrieb führt.
Personalmanagement / Human Resources
Ein neuer Mitarbeitender wird eingestellt
Die Fachabteilung hat entschieden, einen neuen Mitarbeiter einzustellen. Toll, das Unternehmen kann wachsen. Jetzt geht es darum, dass der neue Kollege vom ersten Tag an effizient arbeiten kann. Darum braucht er einen neuen PC.
Die Abteilungsleiterin der Fachabteilung schreibt darum gleich eine E-Mail an die IT-Abteilung, mit der Bitte, für den neuen Kollegen einen PC bereitzustellen. In der IT kümmert sich dann jemand um ein Gerät. Da gerade keines mehr verfügbar ist, schickt er ein Mail an den Einkauf, damit rasch ein neues Gerät bestellt werden kann.
Schon am nächsten Tag wird es geliefert und der IT-Supporter bringt es an den zukünftigen Arbeitsplatz. Dann stellt sich heraus, dass die Software, die der neue Mitarbeiter für seine tägliche Arbeit benötigt, auf diesem Gerät gar nicht läuft. Also muss nochmal ein neues Gerät bestellt werden. Dann müssen noch E-Mail-Konten angelegt, verschiedene Berechtigungen gesetzt und noch einige Formulare ausgefüllt werden.
Alle diese Tätigkeiten, die viel Zeit in Anspruch nehmen und fehleranfällig sind, lassen sich mit ky2help® automatisieren und so mit nur wenigen Klicks erledigen.
- Bedarfsanforderungen können festgelegt werden
- Die vorhandene Hardware wird bestmöglich zugeteilt (Asset Management)
- Alle Mitarbeiterdaten zentral erfassen, verwalten und den erforderlichen Ansprechpartnern zugänglich machen
Für Ihr Unternehmen bedeutet das: Die Prozesse werden schneller, günstiger und weniger fehleranfällig. Das macht Ihre Mitarbeitenden glücklich.
Hotel
Facility Management & mehr
Der Preisdruck in der Hotellerie hat in den letzten Jahren enorm zugenommen. Damit ein Hotel oder eine Hotelkette wettbewerbsfähig bleiben, müssen Prozesse so effizient wie möglich gestaltet werden. So können die Betriebskosten auf einem tiefen Niveau gehalten werden.
In der Hotellerie lässt sich Service Management gut in den Bereichen Housekeeping und Facility-Management einsetzen. Nehmen wir an, eine kleine Hotelkette hat einige Häuser in der Region zu betreuen. Das Facility Management wird dabei zentral von einem Team am Hauptstandort organisiert. Ist in einem Hotel eine Glühbirne defekt oder tropft einen Wasserhahn, dann ruft die Mitarbeiterin vor Ort beim Facility Management an. Wenn nun auf jeden einzelnen Anruf resp. Störung ein Mitarbeiter losfahren muss, braucht es bedeutend mehr Personal, als wenn die Meldungen über ein Service Management Portal gesammelt und koordiniert werden.
So können optimale Reparatur- und Wartungspläne erstellt werden. Die Servicemitarbeiter erhalten Unterstützung bei der Tour-Planung, sodass die Wege verkürzt werden. Alle durchgeführten Reparaturen werden im Service Portal erfasst. Dies ermöglicht eine rasche Verständigung des ursprünglichen Melders.
Mit dem Live-Dashboard kann das Hotelmanagement ausführliche Berichte uns Statistiken generieren und so besonders reparatur- und kostenintensive Immobilien erkennen und gezielt darauf reagieren.
Darüber hinaus setzten Hotels ky2help® für klassische Anwendungsbereiche im IT-Support oder in der Personaladministration ein.
Automatenverwaltung- und -Betreuung
Bankomaten, Verpflegungsautomaten & mehr
Wenn ein Unternehmen Automaten an verschiedenen Standorten betreibt, ist die Verwaltung und Bestückung dieser Automaten ein Kostenfaktor. Dies können beispielsweise Bankomaten oder Verpflegungsautomaten sein.
Mit Hilfe von ky2help® werden bei unseren Kunden Störungs- oder Leerstandmeldungen von den verschiedenen Automatenstandorten erfasst. Die Fahrtrouten der Aussendienstmitarbeiter können daraufhin gezielt geplant und somit optimiert werden.
Mit der ky2help® App können die Aufträge erledigt oder weiter eskaliert, sprich in die nächst nötige Servicestufe gehievt werden. Verschiedene Meldungen werden unterschiedlichen Mitarbeitern oder Abteilungen zugewiesen. So kann die Anforderung, Geld bei einem Bankomaten nachzufüllen, zu einer anderen Abteilung gehen, als eine Meldung zu einem Softwarefehler des Bankomaten. Das sichert die Qualitätskontrolle und gewährleistet die rasche Bearbeitung mit geringen Ausfallszeiten.
Einsatzzentrale / Notfallzentrale
Koordination von Notfall- und Störungsmeldungen
In jeder Notfallzentrale ist es wichtig, dass die Disponenten schnell einen Überblick über offene Fälle, verfügbare Ressourcen und andere Kernelemente haben. Wenn eine Notfall- oder Störungsmeldung kommt, sind klar definierte Prozesse und Workflows notwendig.
In grösseren Notfellzentralen wie zum Beispiel bei ARGUS werden sehr viele Kunden mit unterschiedlichen Anbindungen, Geräten und Einsatzplänen betreut. Selbst die erfahrensten Disponenten können nicht mehr alle Pläne und Störungsmeldungen des Kunden auswendig kennen. Hier unterstützen die professionellen Workflows von ky2help®. Für jeden Standort, für jedes Gerät und für jeden Mitarbeitenden können individuelle Prozesse definiert werden. Die Disponenten können bei einer Meldung durch vordefinierte Fragen und mithilfe des Knowledgemanagements gezielt bei der Störungsidentifikation und vielleicht sogar bereits direkt bei der Behebung unterstützen.
Ist eine Störungsbeseitigung am Telefon nicht möglich, so können nach dem definierten Workflow die Störungsmeldungen eskaliert und zuständige Mitarbeiter oder Teams alarmiert werden.
Automatisierter Meldungseingang über verschiedene Schnittstellen
Das Incident Management von ky2help® unterstützt dabei nicht nur telefonische Störungs- oder Notfallmeldungen. Meldungen können sowohl über E-Mail, verschiedene Schnittstellen und Direktanbindungen von Geräten oder Sensoren erfolgen. So wird beim Stillstand einer Maschine, einer ungewöhnlichen Temperatur oder einem unbefugten Zutritt automatisiert ein Workflow ausgelöst. Der Disponent hat sofort alle notwendigen Informationen auf seinem Bildschirm. Dies gilt auch für die ausgehenden Meldungen zur Alarmierung oder Information. Diese können ebenfalls über die verschiedensten Kanäle gesendet werden.
Durch diese Tools wird die Arbeit in der Notfallzentrale effizienter, genauer und schneller. Die Schnelligkeit ist dabei besonders wichtig, wenn Menschenleben davon betroffen sind.
Facility- und Gebäudemanagement
Verwaltung von Aufgaben und Störungen
Ähnliche wie in einer IT Support Abteilung sind die Mitarbeiter des Facilitymanagements täglich mit zahlreichen Wartungsanfragen, Störungsmeldungen und ähnlichen Meldungen konfrontiert. Dazu kommen Wartungspläne, die teilweise nach gesetzlichen Vorgaben, genau ausgeführt werden müssen.
Das professionelle Service Management Tool ky2help® unterstützt dabei, diese Aufgaben zu verwalten, die dazugehörigen Wartungsabläufe zu strukturieren, die Aufgaben effizient den richtigen Mitarbeitern zuzuweisen und so Doppelgleisigkeiten zu vermeiden. Das Resultat? Die Servicequalität steigt und die Problemlösungszeiten werden merkbar beschleunigt. Das führt zu glücklichen Mitarbeitern und Kunden.
Beschaffungsprozess (Procurement)
Vereinfachter Einkaufs- und Beschaffungsprozess
In vielen Einkaufsabteilungen werden Beschaffungsprozesse heute noch von Hand mit Excel-Listen gemacht. Service Management Prozesse, die von ky2help® unterstützt werden, können diese Abläufe im Procurement beschleunigen und effizienter machen. Durch die direkte Schnittstellen-Anbindung kann ky2help® mit Lieferanten und Speditionen verbunden werden. Die Bestellungen werden dann digital abgewickelt und werden so auch schneller und fehlerfreier. Das führt im Idealfall sogar zu günstigeren Einkaufspreisen.
Doch wie sieht es in der Praxis aus, wenn Mitarbeiter, weit entfernt von der Zentrale, kurzfristig Rohstoffe oder Werkzeuge benötigen?
Dabei geht es auch um das sogenannte Asset Management. Nicht selten kommt es vor, dass Maschinen oder Werkzeuge gekauft werden, obwohl sie in einer anderen Abteilung vorhanden wären aber dort nicht benötigt werden. ky2help® ist die zentrale Lösung für diese Herausforderungen.
Die Mitarbeiter erhalten Zugriff auf das Dashboard und können ihren Berechtigungen entsprechend die benötigten Werkzeuge oder Hilfsstoffe beantragen. Dabei können verschiedene Workflows definiert werden, die es der Einkaufsabteilung ermöglicht, die Anfragen schneller zu bearbeiten. So kann beispielsweise festgelegt werden, welche Abteilung oder welcher Mitarbeiter bis zu welchem Betrag ohne weiteres Bestellen darf oder wo zusätzliche Freigaben eingeholt werden müssen. In letzterem Fall können die zuständigen Vorgesetzten wieder über das ky2help®-Interface diese Freigaben mit einem Klick erteilen.
In den Workflows können Lieferanten festgelegt werden, an welche die Bestellungen direkt per Email oder andere Schnittstellen gesendet werden. Die Empfänger können über das Portal Lieferungen melden und bewerten oder Reklamationen bei falschen oder defekten Lieferungen melden.
Mit der Live-Berichtsfunktion können Mitarbeiter der Finanzabteilung oder dem Controlling jederzeit die Ausgaben überprüfen, die Lieferqualität von Lieferanten beurteilen oder die Reklamationshäufigkeit von verschiedenen Produktgruppen oder Herstellern untersuchen.
In Summe wird der Beschaffungsprozess mit ky2help®effizienter, schneller und zuverlässiger.
Überwachung
System- und Prozessüberwachung in Produktionsstätten
Früher waren in einem Produktionsprozess unzählige Mitarbeiter beschäftigt. Sie justierten Maschinen, überwachten die Materialzufuhr und die Betriebsmittel. Wenn einmal etwas in der Produktionsanlage nicht reibungslos lief, musste die Produktion schnell unterbrochen, das Problem von einem anwesenden Mitarbeiter behoben und die Produktion wieder hochgefahren werden.
Die Automatisierung hat ihren Siegeszug längst abgeschlossen. In vielen Produktionshallen laufen die Maschinen heute autark und es sind kaum mehr Fachkräfte vor Ort notwendig und anwesend. Der gesamte Produktionsprozess wird zentral von einem Leitstand überwacht und gesteuert.
Nicht immer hat man vom Leitstand aus, die gesamte Produktionshalle im Blick. Was passiert also, wenn einmal etwas nicht richtig läuft und wie kann man das schon vorab verhindern?
Jede Minute Stillstand einer Produktionsstrasse kostet viel Geld. Darum ist es sinnvoll entsprechend vorzubeugen. Unterschiedlichste Sensoren können Produktionsmaschinen samt Rohmaterial- und Betriebsstoffzufuhr vollautomatisch überwachen. In der Praxis haben sich hier viele Erfahrungswerte herauskristallisiert. Wenn zum Beispiel der Anteil an Ausschuss bei einer Fertigungsmaschine plötzlich stark schwankt, kann das bereits ein Warnsignal sein, auch wenn die Maschine noch läuft.
Mit einem modernen Service Management Tool wie ky2help® lassen sich diese Sensoren verbinden und bei solchen kritischen Werten automatisiert oder halbautomatisch im Leitstand die richtigen Workflows starten. So wird das Problem untersucht und behoben, lange bevor es überhaupt zu einem Produktionsstillstand kommt.
Das Material und die Betriebsmittel können laufend überwacht werden. So kann, wenn ein kritischer Wert unterschritten ist, eine Meldung im Dashboard des Leitstands angezeigt werden. Der Mitarbeiter hat nun die Möglichkeit, mit wenigen Klicks diesen Incident an die Einkaufsabteilung weiterzuleiten, damit die notwendigen Ressourcen bestellt werden oder selbst eine Bestellung direkt bei dem über Schnittstellen angebunden Lieferanten freigeben – Alles schon durch die im ky2help® voreingestellten Arbeitsschritte. Trift das Material ein, wandert das Ticket automatisch zu dem Mitarbeiter, der für das Nachfüllen zuständig ist. Dieser kann über das Dashboard oder direkt über die ky2help®-App den Vorgang quittieren und beenden.
Das bedeutet Digitalisierung in der Produktion, einfachere und zuverlässigere Prozesse, weniger Stillstände und Ausfälle und damit verbunden auch glücklichere Mitarbeiter und Kunden.
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