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Maximale Effizienz mit ESM
So digitalisiert die flexible All-In-One-Software Ihre Prozesse unternehmensweit.
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Was ist Enterprise Service Management (ESM)?
Software zur Digitalisierung von IT- und Non-IT Prozessen
Viele Unternehmen konzentrieren sich heute auf Funktionen wie IT, HR, Beschaffung (Einkauf), Facility (Haustechnik) und weitere Geschäftsbereiche, um sie zu zentralen Servicebereichen zusammenzuführen. Mit der ESM-Software ky2help® schaffen Sie die Basis für die unternehmensweite Standardisierung und Automatisierung. Funktionsübergreifende, durchgängige Service-Prozesse sorgen für mehr Effizienz, niedrigere Kosten und eine verbesserteZusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Insbesondere bietet ky2help® den Vorteil, dass es problemlos in alle Geschäftsbereiche integriert werden kann, wodurch eine einheitliche Prozesslandschaft entsteht. Dies führt nicht nur zu einer gesteigerten Effizienz, sondern auch zu einer besseren Transparenz und schnelleren Entscheidungsprozessen.
Definition von ESM
Enterprise Service Management (ESM) bezeichnet die Anwendung von Service-Management-Prinzipien auf verschiedene Geschäftsbereiche eines Unternehmens – nicht nur auf die IT. Es geht darum, eine ganzheitliche Plattform zu schaffen, die allen Abteilungen ermöglicht, ihre Prozesse effizienter zu verwalten und zu automatisieren.
Schnell ans Ziel mit Enterprise Service Management
Abteilungsübergreifend, schnell und eigenständig
Schaffen Sie die Basis für die unternehmensweite Standardisierung und Automatisierung. Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse und tragen zum Geschäftserfolg Ihres Unternehmens bei. Übrigens Sie sind mit ky2help® in kürzester Zeit «live». Dies nicht nur aufgrund der praxiserprobten Service-Prozesse und Workflows, die Ihnen out-of-the-box zur Verfügung stehen, sondern auch aufgrund der einfachen und flexiblen Umsetzungsmöglichkeiten. Darüber hinaus modellieren und digitalisieren Sie selbst spielend leicht abteilungsübergreifende Arbeitsabläufe, wie zum Beispiel den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter, der sowohl die IT-Abteilung für Hardwarebereitstellung als auch HR für Vertragserstellung umfasst, oder den Beschaffungsprozess, bei dem die Einkaufsabteilung mit dem Controlling zusammenarbeitet, um Investitionen zu genehmigen. Solche konkreten Beispiele zeigen, wie flexibel und vielseitig ky2help® für unterschiedliche Geschäftsanforderungen eingesetzt werden kann.
Kurz gesagt: Mit der Software-Plattform stellen Sie - komfortabel und in gleichbleibender Qualität – automatisierte und standardisierte Prozesse für Unternehmensbereiche wie HR, Facility Management, Kundendienst und Einkauf bereit. Dies führt zu einer erheblichen Effizienzsteigerung und einer verbesserten Qualität in der Servicebereitstellung.
ACHTUNG - FERTIG - LOS mit Enterprise Service Management
Auf das richtige Tool kommt es an
Digitalisierung und Multimedia wird für Enterprise Service Management immer wichtiger - nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für die Kunden. So ermöglicht die Digitalisierung zum Beispiel im Kundendienst den Einsatz von Chatbots, die rund um die Uhr verfügbar sind und Anfragen schnell bearbeiten. Auch in HR-Prozessen, wie dem Onboarding neuer Mitarbeiter, können Multimedia-Lösungen, wie interaktive Videos, die Effizienz steigern und die Mitarbeitererfahrung verbessern. Facility Management profitiert ebenfalls von Multimedia-Tools, die Wartungsanfragen mit Fotos und Standortdaten unterstützen, um eine schnellere Bearbeitung zu gewährleisten. Folglich bietet ESM ky2help® drei wichtige Software-Komponenten, die den Grundstein für ein erfolgreiches Service Management in Ihrem Unternehmen legen: Prozess- und Workflow-Management, Self-Service-Portale und Dashboards & Reporting. Das Prozess- und Workflow-Management ermöglicht die Automatisierung und Optimierung von Geschäftsabläufen, während die Self-Service-Portale den Mitarbeitern und Kunden einen einfachen Zugang zu den Services bieten. Dashboards & Reporting liefern wichtige Kennzahlen und sorgen für Transparenz bei der Überwachung der Service-Performance.
Kurzum: Digitalisieren, überwachen und messen – etwa die Bearbeitung von Kundenanfragen, die Verwaltung von HR-Prozessen oder die Überwachung von Wartungsanfragen. Und zwar einfach, schnell und in Echtzeit! Gleichfalls profitieren Sie von einer Standard Software mit hohem Individualisierungsgrad. Somit werden Ihre Geschäftsprozesse optimal unterstützt!
ESM ist eine Lösung für all Ihre Herausforderungen
Nur, wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse digitalisieren, bleiben Sie auch wettbewerbsfähig. Die Enterprise Service Management Software ky2help® unterstützt Sie bei all Ihren Herausforderungen, wie zum Beispiel der Automatisierung des Onboarding-Prozesses neuer Mitarbeiter, der Bearbeitung vonKundenanfragen oder der Verwaltung von Genehmigungsprozessen. Eine moderne, durchgängige Lösung, die sowohl die Automatisierung von IT-Services als auch individueller Geschäftsprozesse – und zwar durch alle Unternehmensbereiche hinweg – gewährleistet.
Human Resources Service Management
Human Resources Service Management (HRSM) in ky2help® bietet umfassende Lösungen zur Automatisierung und Optimierung von HR-Prozessen. Dies umfasst das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern, die Verwaltung von Personalakten sowie die Durchführung von Genehmigungsprozessen für Weiterbildungen und Beförderungen. Ein zentrales Self-Service-Portal ermöglicht es den Mitarbeitern, Anfragen zu stellen und deren Status jederzeit nachzuverfolgen. Dadurch wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Transparenz innerhalb der Personalabteilung erhöht.
Customer Service Management
Customer Service Management (CSM) in ky2help® unterstützt Unternehmen dabei, einen erstklassigen Kundenservice zu bieten. Vom Eingang einer Kundenanfrage über die Bearbeitung bis zur Abrechnung der erbrachten Leistungen – alle Schritte werden durch automatisierte Workflows unterstützt. Der Multichannel-Support ermöglicht es Kunden, über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Telefon oder Self-Service-Portal Anfragen zu stellen, die zentral im System dokumentiert werden. Die Wissensdatenbank hilft den Servicemitarbeitern, schnelle und fundierte Antworten zu geben, während individuelle Zufriedenheitsbefragungen die kontinuierliche Verbesserung des Kundenservices ermöglichen.
Facility Service Management
Facility Service Management (FSM) mit ky2help® ermöglicht die zentrale Verwaltung aller gebäudetechnischen Einrichtungen, wie Heizungen, Klimaanlagen oder Aufzüge, sowie von Fahrzeugflotten und anderen Betriebsmitteln. Anfragen, Störungen und Wartungsarbeiten können schnell und unkompliziert im System erfasst und bearbeitet werden. Das integrierte Störungsmanagement sorgt für eine schnelle Abwicklung und informiert automatisch alle beteiligten Personen. Dank der mobilen App sind alle relevanten Informationen jederzeit verfügbar, was die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit des Facility Managements erhöht.
Product Service Management
Product Service Management (PSM) bietet eine zentrale Plattform zur Verwaltung von produktbezogenen Serviceanfragen. ky2help® unterstützt die Koordination von Reparaturen, Wartungen und die Nachverfolgung von Garantieansprüchen. Kunden können Serviceanfragen über das Self-Service-Portal stellen, während das System den gesamten Prozess von der Anfrageannahme bis zur Abwicklung effizient verwaltet. Durch die Bereitstellung von Standard-Workflows und die Möglichkeit zur Anpassung an spezifische Produktanforderungen wird sichergestellt, dass alle Produktservices auf einem hohen Qualitätsniveau abgewickelt werden.
Kunden, die bereits erfolgreich auf ky2help® setzen
Richtige Beratung als Grundlage für Ihren Erfolg
Workflows für alle Unternehmensbereiche
Digitalisieren und automatisieren Sie die Service-Prozesse für Ihr Unternehmen. Mit unserer All-In-One-Software ky2help® verschaffen Sie sich mehr Freiräume für das Wesentliche. Zeitraubende Aufgaben gehören der Vergangenheit an. Ebenso das Vergessen priorisierter Aufgaben. Sie sorgen ferner für motivierte und zufriedene Mitarbeiter. Und in der Konsequenz erhöht sich ebenfalls die Zufriedenheit Ihrer Kunden. ky2help® ist beispielsweise im Bereich der aufgeführten Service-Prozesse erfolgreich im Einsatz:
- HR-Services wie Mitarbeiter On- und Offboarding, Aus- und Weiterbildung
- Controlling-Services nicht nur für Genehmigungsprozesse wie Investitionsanträge, sondern auch für die Bestellung von Lohnausweisen
- Customer-Services für Dienstleistungen und Produkte
- Facility-Services sowohl für Immobilien, Mobilien als auch Fuhrpark
- CallCenter-Services, KVP und Customer Survey
- Field-Services mit durchgängigen Prozessen vom Auftrag bis zur Abrechnung
Mit Enterprise Service Management ky2help® transformieren Sie die Prozesslandschaft für das Unternehmen. Sie modellieren und digitalisieren mit dem Prozess-Designer dabei spielend leicht die entsprechenden Geschäftsprozesse. ky2help® hilft Ihnen beispielsweise, den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter zu automatisieren, was sicherstellt, dass neue Mitarbeiter von Tag eins an gut ausgestattet sind. Ein weiteres Beispiel ist die Bearbeitung von Kundenanfragen, die durch automatisierte Ticketzuteilung und Benachrichtigungen deutlich effizienter abgewickelt wird. Zudem unterstützt ky2help® bei der Verwaltung von Genehmigungsprozessen, wie etwa Investitionsanträge, wodurch die Bearbeitungszeiten erheblich verkürzt werden. Darüber hinaus übernimmt das System die Überwachung der gesamten Prozesskette. ky2help® benachrichtigt Ihre Mitarbeiter automatisch über anstehende Aufgaben. Automatisierbare Aufgaben werden dabei direkt ausgeführt. Die Aufgaben-Bearbeitung ist einfach und selbsterklärend. Bringen Sie (neuen) Schwung in Ihr Unternehmen und geben Sie Ihren Mitarbeitern, was sie brauchen.
Wir bieten Ihnen gerne unsere Unterstützung an! In einem persönlichen Beratungsgespräch geben wir Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Themen rund um das Prozessmanagement. Zusätzlich modellieren wir mit Ihnen zusammen einen Prozess auf Basis des Standards BPMN2.0.
Weil Service Management nicht nur IT-Sache ist ...
Digitalisieren und standardisieren Sie Ihre Service-Prozesse in Geschäftsbereichen wie HR, Facility-Management, Kundendienst und Controlling, um das gesamte Unternehmen effizienter und produktiver zu gestalten.
ARGUS Sicherheitsdienst
«Die transparente Darstellung aller Bearbeitungsschritte sowie Dokumentation von Folgeaufgaben in einem Case macht die Nachbearbeitung im Kundenservice wesentlich effizienter.»
Daniel Banzer | Mitglied der Geschäftsleitung, Leiter Technik
Geschäftsprozesse schnell zum Leben erwecken
... mit dem Prozess- und Formular-Designer von ky2help®
Einfache Prozess-Modellierung
- BPMN2.0
- Per Drag-and-Drop
- Versioniert & historisiert
- Revisionssicher
Beispiel: Modellieren Sie den Genehmigungsprozess für Investitionen. Dies ermöglicht eine schnelle und transparente Durchführung der Freigabeschritte, sodass keine Anfragen vergessen oder verzögert werden. Der Prozess lässt sich einfach per Drag-and-Drop anpassen, um die Anforderungen verschiedener Abteilungen abzubilden.
Integrierter Prozess-Viewer
- Visualisierung der Prozesskette
- Nachvollziehbare Abläufe
- Analyse des Prozessflows
- Transparenz für alle Benutzer
Beispiel: Der integrierte Prozess-Viewer ermöglicht die Visualisierung der Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeiter. Alle involvierten Schritte, von der Hardwarebereitstellung bis zur Anmeldung im System, sind für die beteiligten Teams sichtbar, was für klare Zuständigkeiten und einen reibungslosen Ablauf sorgt.
Flexible Formular-Gestaltung
- Individualisierbare Formulare
- Per Drag-and-Drop
- Einfaches Ergänzen von Datenattributen
- Rollenbasierte Sichten, DSGVO-konform
Beispiel: Gestalten Sie ein Serviceanfrage-Formular für Mitarbeiter, das an spezifische Anforderungen angepasst ist. Beispielsweise können Sie zusätzliche Felder für Abteilungszugehörigkeit oder Priorität hinzufügen, um den Bearbeitungsprozess effizienter zu gestalten.
Mögliche Einsatzgebiete von ESM ky2help®
HR Service-Prozesse
Mit der Enterprise Service Management ky2help® automatisieren Sie Ihre individuellen Personalprozesse. Dies beinhaltet nicht nur die Automatisierung von Mitarbeiter On- und Offboarding-Prozessen, sondern auch Mitarbeiter-Workflows rund um Probezeitgespräche, Zielvereinbarungen und Beförderungen. Unternehmen konnten durch die Nutzung von ky2help® die Bearbeitungszeiten für diese Prozesse um bis zu 40 % reduzieren. Darüber hinaus unterstützt ky2help® die Abbildung einfacher und mehrstufiger Genehmigungsprozesse, zum Beispiel für Aus- und Weiterbildungen, Investitionsanträge und vieles mehr. Zeit-intensive Aufgaben und Abläufe gehören somit der Vergangenheit an.
Mit der Enterprise Service Management Software ky2help® ist entsprechend sichergestellt, dass der neue Mitarbeiter bis zum ersten Arbeitstag mit allem ausgestattet ist, was er braucht und gleich loslegen kann. Der Onboarding-Prozess umfasst die automatische Bereitstellung von IT-Ausstattung wie Laptop und Zugangsdaten, die Einrichtung von Benutzerkonten für relevante Software sowie die Zuweisung von Schulungsressourcen. Diese Automatisierung reduziert die Fehleranfälligkeit und verkürzt die Vorbereitungszeit erheblich, was dem neuen Mitarbeiter einen reibungslosen Start ermöglicht und die HR-Abteilung entlastet.
Automatisieren Sie mit Enterprise Service Management Software ky2help® individuelle HR-Workflows genauso wie HR-Service-Prozesse, die über die Personalabteilung hinausgehen. Ein typischer Workflow, den Sie mit ky2help® automatisieren können, ist der Urlaubsantragsprozess. Mitarbeiter können ihren Urlaubsantrag über das Self-Service-Portal einreichen, der dann automatisch zur Genehmigung an die zuständige Führungskraft weitergeleitet wird. Durch automatische Benachrichtigungen und die digitale Freigabe wird die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt und der Verwaltungsaufwand reduziert. Mit dem integrierten Prozessdesigner passen Sie nicht nur Ihre ganz individuellen Genehmigungs- und Automatisierungsworkflows an, sondern erstellen auch neue - schnell, einfach, per Drag-and-Drop und ohne Programmierkenntnisse. Ausserdem steigern Sie die Produktivität Ihres gesamten Unternehmens.
Einerseits stellen Sie Ihre HR-Services fürs gesamte Unternehmen (Personalsachbearbeiter, Führungskräfte und Mitarbeiter) in einem zentralen, rollenbasierten Self-Service-Portal komfortabel zur Verfügung. Andererseits erfassen und verfolgen Ihre Mitarbeiter zudem schnell und einfach ihre Anfragen über das Self-Service-Portal von ky2help®. Unternehmen konnten die Bearbeitungszeit für Anfragen durch die Nutzung des Self-Service-Portals um bis zu 50 % reduzieren, was zu einer erheblichen Effizienzsteigerung und einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit führte.
Übrigens unterstützt Sie unsere Enterprise Service Management Software ky2help® in allen Phasen des Vertragsmanagements. Die Vertragsverwaltung erfolgt zentral. Sie profitieren von umfangreichen Suchfunktionen, workflowbasierter Prozesssteuerung und der automatischen Überwachung von Fristen. Ein konkretes Beispiel ist der Verlängerungsprozess von Wartungsverträgen: ky2help® benachrichtigt automatisch die zuständigen Personen vor Ablauf der Frist, initiiert den Genehmigungsworkflow und sorgt für die nahtlose Verlängerung der Verträge. Dadurch wird sichergestellt, dass keine wichtigen Fristen verpasst werden, was die Rechtssicherheit und Transparenz im Vertragsmanagement deutlich erhöht.
Kanton Thurgau
«Mit der massgeschneiderten und flexiblen Lösung von KYBERNA können wir HR-Prozesse in der komplexen Struktur der kantonalen Verwaltung Thurgau optimal abbilden. Die Lösung von KYBERNA passt sich nicht nur ideal an unseren organisatorischen Abläufen an, sondern wir sind auch in der Lage, zukünftige Anforderungen ohne Programmierkenntnisse selbst leicht vorzunehmen.»
Kay Zoller | Leiter HR-IT Personalamt
Hier geht's zur Fallstudie
Facility Service-Prozesse
Mit ky2help® verwalten Sie nicht nur gebäudetechnische Einrichtungen wie beispielsweise Klimaanlagen, Aufzüge und Heizungen, sondern auch Kaffeemaschinen, Beamer und Fahrzeugflotten. Durch die zentrale Verwaltung der Assets konnten Unternehmen die Bearbeitungszeiten für Wartungsanfragen um bis zu 30 % reduzieren und die Kosten für den Betrieb und die Instandhaltung um bis zu 20 % senken. Von der Service-Bereitstellung (im Servicekatalog), über die Abwicklung von Anfragen, Störungen und Reparaturen, bis hin zur laufenden Wartung – Enterprise Service Management ky2help® bietet Ihnen all das und noch mehr in einer zentralen Software-Plattform. Dazu ist die Software-Bedienung sehr einfach und selbsterklärend aufgebaut.
Ob Anfragen, Reklamationen, Schadenmeldungen oder dergleichen mehr - ky2help® ist bewusst einfach in der Bedienung und selbsterklärend aufgebaut. So bieten Sie Ihren Kunden einen idealen Weg, beispielsweise Störungen an Gebäuden oder den darin befindlichen Assets wie defekte Klimaanlagen, kaputte Aufzüge oder beschädigte Fahrzeuge komfortabel und schnell aufzugeben. Sie profitieren sowohl von standardisierten - als auch automatisierten Abläufen zur Schadensabwicklung, wodurch die Bearbeitungszeit für typische Schadensfälle um bis zu 25 % reduziert werden kann.
Alle Ihre Unternehmens-Assets verwalten Sie in einer zentralen Oberfläche. Dadurch profitieren Sie von einer schnelleren Entscheidungsfindung, da alle relevanten Informationen an einem Ort verfügbar sind. Darüber hinaus ermöglicht die zentrale Verwaltung eine verbesserte Wartungsplanung, wodurch Ausfallzeiten reduziert und die Effizienz gesteigert werden. ky2help® informiert Sie jederzeit und überall über den aktuellen Stand Ihrer «Dinge». Sie behalten folglich stets den Überblick.
Enterprise Service Management ky2help® macht mobil. Über die Mobile App agieren Sie stets orts- und zeitunabhängig. Zum Beispiel können Facility-Manager Wartungsaufgaben direkt vor Ort dokumentieren, Schäden mit Fotos erfassen und sofort entsprechende Massnahmen einleiten. Zudem ermöglicht die App die schnelle Bearbeitung von Serviceanfragen, was die Reaktionszeit deutlich verkürzt. Facility Service Management - einfach, komfortabel und immer griffbereit in Ihrer Hosentasche.
Digitalisieren Sie mit dem integrierten Prozessdesigner von ky2help® Ihre individuellen Arbeitsabläufe. Gegebenenfalls passen Sie Genehmigungs- und Automatisierungsworkflows an oder erstellen nebenbei neue Workflows - einfach, schnell, mit Drag-and-Drop und ohne Programmierkenntnisse. Beispiele hierfür sind die Reisekostenabrechnung, bei der alle Schritte von der Antragstellung bis zur Genehmigung automatisiert werden, oder der Zugangsberechtigungsprozess für neue Mitarbeiter, der sicherstellt, dass Zugänge zu benötigten Systemen zeitnah bereitgestellt werden.
Motel One
«Um die unternehmensweite Agilität im Tagesgeschäft zu unterstützen, kam für uns nur eine qualitativ hochwertige und flexible ESM-Lösung infrage. Mit ky2help® können wir unsere Prozesse schnell und flexibel eigenständig abbilden.»
Karsten Tremmel | Director IT
Hier geht's zur Fallstudie
Customer Service-Prozesse
Im Grunde genommen steht Enterprise Service Management ky2help® für rundumerfolgreichen Kundenservice. Mit der Software-Plattform stellen Sie durchgängige und automatisierte Arbeitsabläufe sicher – nämlich von der Annahme und Analyse der Kundenanfragen, über den Vor-Ort-Einsatz der Service-Techniker, bis hin zur Erledigung und Abrechnung der erbrachten Leistungen. Unternehmen konnten durch den Einsatz von ky2help® die Bearbeitungszeit für Kundenanfragen um bis zu 35 % reduzieren und die Anzahl der täglich bearbeiteten Anfragen deutlich erhöhen. Eine Erfolgsgeschichte zeigt, dass ein Unternehmen seine Kundenzufriedenheit um 20 % steigern konnte, indem es die Effizienz im Kundenservice durch automatisierte Abläufe und optimierte Prozesse verbessert hat. ky2help® informiert Sie zudem rechtzeitig vor Eskalationen, zum Beispiel bei drohenden Verzögerungen in der Bearbeitung von kritischen Kundenanfragen oder bei der Nichterfüllung von Service-Level-Agreements (SLAs). Dadurch können Sie frühzeitig Massnahmen ergreifen, um Eskalationen zu vermeiden und die Kundenzufriedenheit sicherzustellen. Zusätzlich halten Sie Ihr Service-Versprechen gegenüber den Kunden ein. Auswertungen und individuelle Zufriedenheitsbefragungen unterstützen Sie zusätzlich in der einfachen Erkennung allfälliger Verbesserungspotentiale im Kundenservice. Sie leiten ferner mit ky2help® direkt entsprechende Massnahmen (Verbesserungsprozesse, KVP) ein. Hierdurch tragen Sie einen wesentlichen Teil zur Wertschöpfung Ihres Unternehmens bei.
Enterprise Service Management ky2help® verfügt über eine zentrale Wissensdatenbank. Hierdurch finden Ihr Team als auch Ihre Kunden schnell, was sie suchen. Übrigens steigern Sie dadurch die Effizienz im Kundenservice und senken ferner Ihre Servicekosten.
Dank Enterprise Service Management ky2help® bieten Sie Ihren Kunden einen einfachen und schnellen Zugang zu Ihrem Unternehmen, nämlich über unterschiedliche Kommunikationskanäle wie E-Mail, Mobile App, Self-Service-Portal und Telefon. Zum Beispiel ermöglicht die Mobile App den Kunden, Anfragen bequem von unterwegs aus zu stellen, während das Self-Service-Portal rund um die Uhr verfügbar ist, um Antworten auf häufige Fragen zu finden. Diese Multichannel-Support-Optionen erhöhen die Erreichbarkeit und Flexibilität und fördern somit eine stärkere Kundenbindung. Sämtliche Kundenanfragen, die beispielsweise per E-Mail, Mobile App, Self-Service-Portal oder direkt übers Telefon zu Ihnen gelangen, sind automatisch in der Software-Plattform ky2help® zentral abgelegt. Ebenfalls sind die gesamte Kundenkommunikation und Fallbearbeitung durchgängig im System dokumentiert. Somit ist der Informationsfluss innerhalb Ihres Unternehmens als auch ein stringenter Auftritt gegenüber Ihren Kunden gewährleistet. Nebenbei erwähnt sind Sie revisionssicher und zudem DSGVO-konform.
Enterprise Service Management Software ky2help® bietet Ihnen out-of-the-box ebenso individualisierbare Dashboards wie auch intuitive Self-Service-Portale. Zum Beispiel können Führungskräfte ein Dashboard erstellen, das die wichtigsten Kennzahlen wie Bearbeitungszeiten, offene Tickets und SLA-Compliance auf einen Blick darstellt, während Teamleiter individuelle Ansichten zur Überwachung der täglichen Arbeitslast und der Ticketverteilung nutzen können. Ihren Kunden stellen Sie somit Ihr Serviceangebot sowie weiterführende Informationen komfortabel zur Verfügung. Darüber hinaus sind Ihre Kunden in der Lage, Anfragen zu erfassen und deren Bearbeitungsstatus während des gesamten Workflows in Echtzeit mitzuverfolgen. Folglich sorgen Sie somit für niedrige Supportkosten und erhöhen zudem die Kundenzufriedenheit.
Einerseits stellt Ihnen Enterprise Service Management ky2help®praxiserprobte Workflows out-of-the-box zur Verfügung. Andererseits profitieren Sie von Standard Templates zur einfachen, schnellen Erfassung und Beantwortung wiederkehrender, gleichartiger Vorfälle und Anfragen. Ein häufiges Beispiel hierfür ist die Bearbeitung von Passwortzurücksetzungen, bei der alle notwendigen Schritte automatisiert ablaufen, sodass Mitarbeiter schnell wieder Zugriff auf ihre Konten erhalten. Dies reduziert die Bearbeitungszeit erheblich und sorgt für eine hohe Servicequalität. Wiedervorlagen für regelmässige, operative Aufgabenstellungen, automatisierte Benachrichtigungen und Ticket-Zuweisungen gewährleisten zudem hohe Effizienz und Servicequalität Ihres Kundenservice. Binden Sie Ihre Kunden durch positive Erfahrungen mit Ihrem Team im Kundenservice.
thyssenkrupp Presta AG
«Seit der Umstellung von der Version 3.6 auf 4 hat sich das ky2help® bei uns von einem ITSM zu einem ESM-System weiterentwickelt.»
Ivo Solèr | weltweit hauptverantwortlich für IT-Prozesse & IT-Portfolio-Management
Zur Erfolgsgeschichte
Die wesentlichen Hard- und Soft-Faktoren zusammengefasst
Die passende Service Management Software zu finden, kann durchaus etwas Zeit in Anspruch nehmen. Diese Faktoren spielen eine entscheidende Rolle bei der Wahl der geeigneten Lösung.
Im Grunde genommen gilt: Nicht nur das Tool ist für gutes Service Management wichtig, sondern auch der Support des jeweiligen Anbieters. Zum Beispiel konnte ein Kunde durch den hervorragenden Support von ky2help® seine Servicequalität innerhalb eines Jahres um 25 % steigern, da Probleme schneller gelöst und die Mitarbeiter effizient geschult wurden.
| Faktor | Beschreibung |
| Software-Betrieb | SaaS (Cloud) oder On-Premise, je nach Unternehmensanforderung |
| Preisflexibilität | Flexibles und faires Preismodell, das sich an die Bedürfnisse des Unternehmens anpasst |
| Integrationsmöglichkeiten | Einfache Integration mit bestehenden Systemen wie CRM und ERP durch Standard-Schnittstellen (z.B. REST API) |
| Skalierbarkeit | Bedarfsgerechte Skalierbarkeit, um das Wachstum des Unternehmens zu unterstützen |
Damit sind gemeint:
- State-of-the-art-Webanwendung
- Responsive Design
- J2EE Backend – plattformunabhängig
- Modularer Aufbau (Der modulare Aufbau ermöglicht eine flexible Anpassung der Software an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens. Neue Module können problemlos hinzugefügt oder entfernt werden, was die Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit der Lösung erhöht.)
Dabei wird unterschieden zwischen:
- SaaS (Cloud): Ideal für Unternehmen, die schnell starten möchten und keine eigene IT-Infrastruktur betreiben wollen. Die Cloud-Option bietet Flexibilität, regelmässige Updates und eine geringere IT-Belastung.
- On Premise: Geeignet für Unternehmen, die volle Kontrolle über ihre Daten wünschen und eine eigene Infrastruktur betreiben. Diese Option bietet maximale Anpassungsfähigkeit und Datensicherheit, insbesondere für Unternehmen mit speziellen Compliance-Anforderungen.
Damit sind gemeint:
- Vollumfängliche Services
- Direkt durch den Hersteller
- In Ihrer Nähe (Raum D-A-CH)
- Mit über 35 Jahren Erfahrung
- Kundenorientierte Softwareentwicklung
Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen konnte dank des persönlichen Supports von ky2help® die Einführung der Service Management Software um zwei Wochen beschleunigen. Die direkte Unterstützung durch den Hersteller ermöglichte es, spezifische Anpassungen schnell umzusetzen, was zu einer reibungslosen Implementierung führte. Zudem lobte ein Kunde aus dem Raum D-A-CH die schnellen Reaktionszeiten und die individuelle Betreuung, die dazu beitrugen, den laufenden Betrieb während der Umstellung störungsfrei aufrechtzuerhalten.
Diese sollten beihnalten:
- Faires, transparentes Preismodell
- Updates, Support und Weiterentwicklung garantiert
- Optimales Preis-/Leistungsverhältnis
- Schneller return-on-invest
Damit sind beispielsweise gemeint:
- Webservices (REST API)
- AD/LDAP inkl. SSO
- Import/Export für Massenoperationen
Das beinhaltet:
- Benutzerbezogene Mehrsprachigkeit
- Alle Zeitzonen
- Grenzenlos einsetzbar
- Bedarfsgerecht skalierbar
Das ist:
- ITIL®-zertifiziert
- Von Kunden empfohlen
- Prozessreife > 20 Jahre
Damit ist gemeint:
- Schnelle Installation (Ein typisches Unternehmen konnte die Installation und Inbetriebnahme in weniger als einer Woche abschliessen)
- Wenige Einführungstage bis Go-live (Von der Implementierung bis zum Go-live vergingen durchschnittlich nur fünf Tage)
- Minimaler Schulungsaufwand (Mitarbeiter konnten nach einem einzigen Schulungstag die grundlegenden Funktionen effizient nutzen)
- Optimale Releasefähigkeit
Fazit
Enterprise Service Management (ESM) erweitert die Prinzipien des Service-Managements über die IT hinaus auf verschiedene Geschäftsbereiche und schafft damit eine einheitliche Prozesslandschaft im gesamten Unternehmen. Die ESM-Software ky2help® bietet eine Plattform für die unternehmensweite Standardisierung und Automatisierung von Prozessen, was zu gesteigerter Effizienz, reduzierten Kosten und verbessertem abteilungsinternem Zusammenarbeiten führt. Mit dieser Software können Unternehmen schnell und einfach abteilungsübergreifende Prozesse modellieren und digitalisieren, wobei besonders der Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter oder der Beschaffungsprozess als Beispiele dienen. Diese Automatisierungen verkürzen die Bearbeitungszeiten erheblich und erhöhen sowohl die Mitarbeiter- als auch die Kundenzufriedenheit.
Der Einsatz von ky2help® führt nicht nur zu einer höheren Transparenz und schnelleren Entscheidungsfindungen, sondern optimiert auch die Servicequalität durch fortgeschrittene Tools wie Multichannel-Support und rollenbasierte Dashboards. Darüber hinaus unterstützt die Software Compliance-Anforderungen und bietet durch ihre modulare Struktur und Integrationsoptionen eine hohe Flexibilität und Skalierbarkeit. Die Kombination aus Cloud- und On-Premise-Lösungen ermöglicht es Unternehmen, das System an spezifische Bedürfnisse und Infrastrukturen anzupassen. Zusammenfassend ermöglicht ky2help® eine effiziente und transparente Steuerung von Geschäftsprozessen, was Unternehmen hilft, ihre Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig zu steigern.
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Ich berate Sie gerne
Für weitere Auskünfte oder für eine Online-Produktpräsentation unsererEnterprise Service Management Software ky2help®stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Ich freue ich mich auf Ihre Kontaktaufnahme.
Jacqueline Frei
Leiterin Sales & Marketing
KYBERNA AG
